Sayıştaya Verilen Her Çeşit Gider ve Gelir Evrakı ile Her Çeşit Belgelerin Saklanma Süreleri ve Yokedilme Usulleri hakkında Tüzük

SAYIŞTAYA VERİLEN HER ÇEŞİT GİDER VE GELİR EVRAKI İLE

HER ÇEŞİT BELGELERİN SAKLANMA SÜRELERİ VE

YOKEDİLME USULLERİ HAKKINDA TÜZÜK

Bakanlar Kurulu Kararının Tarihi : 16.11.1970 No : 7/1564

Dayandığı Kanunun Tarihi : 21.2.1967 No : 832

Yayımlandığı Resmî Gazetenin Tarihi : 7.12.1970 No : 13867

Yayımlandığı Düsturun Tertibi : 5 Cildi : 10 Sayfa : 340

Kapsam:

Madde 1 Hesapla ilgili olarak Sayıştay'a verilen her çeşit gider ve gelir evrakı ile her çeşit belgelerin saklanma süreleri ve yokedilme usulleri bu Tüzük'te gösterilmiştir.

Saklama süresi ve yeri

Madde 2 Sayıştay'a verilen her çeşit gider ve gelir evrakı ile her çeşit belgeler, ekli cetvelde yazılı sürelerle Sayıştay'da saklanır.

Ancak, 832 sayılı Sayıştay Kanununun 38 inci maddesinin son fıkrası gereğince istisnai bir denetim usulüne tabi tutulan mal hesaplarının evrakı müsbitesinden Sayıştayca henüz getirtilmeyenlerle, yapılan inceleme sonunda ilişiksiz görülenler hesap devrelerinin bitiminden itibaren 8 yıldan az olmamak kaydiyle Milli Savunma Bakanlığı ve Jandarma Genel Komutanlığı arşivlerinde saklanır. Sözkonusu belgelerden daha fazla bir süre saklanması gerekenler, Sayıştay Genel Kurulunca verilecek kararda belirtilen sürece saklanır.

Yokedilme usulleri

Madde 3 Değişik birinci fıkra21.2.1983 - 83/6094 K. Hesapla ilgili olarak Sayıştay'a verilen gider ve gelir evrakı ve belgeleri ile bunlarla ilgili karar, tutanak ve haberleşme evrakından saklanma sürelerini doldurmuş olanlar yokedilir. Yokedilme kıyılarak ya da kıyılmadan Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları İşletmesine (SEKA'ya) gönderilmek suretiyle yapılır. Evrak ve belgeler Tüzüğe ekli saklama sürelerini gösterir cetvelde öngörülen hallerde Devlet Arşivine ya da ilgili idareye gönderilir. Bu durumda Sayıştay'ın saklama yükümlülüğü sona eder.

Ancak, gizli nitelikteki evrak ve belgeler yakılmak veya kıyılmak, ya da ıslatılmak suretiyle yokedilir.

Yokedilme işlemleri Sayıştayca teşkil olunacak bir komisyonca yürütülür. Bu komisyonun kuruluş ve görevleri ile SEKA'ya gönderilecek evrakın hazırlanış şekli Sayıştayca düzenlenecek bir iç yönetmelikte belirtilir.

Milli Savunma Bakanlığı ve Jandarma Genel Komutanlığınca saklanması gereken mal hesapları evrakı müsbitesi; 832 sayılı Sayıştay Kanununun 38 inci maddesi gereğince düzenlenecek yönetmelikte kuruluş şekli ve görevleri gösterilen yoketme komisyonları tarafından, yukarıdaki fıkralarda belirtilen esaslara göre yokedilir.

Kaldırılan hükümler

Madde 4 19 Eylül 1934 tarihli ve 2/1282 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulmuş olan (Resmi Evrak ve Defterlerden Lüzumsuz Olanların Yokedilme Tarzı Hakkındaki Nizamname) yürürlükten kaldırılmıştır.

Geçici Madde 1 Ek21.2.1983 - 83/6094 K. Bu Tüzüğün yürürlüğe girdiği tarihte, 16/11/1970 günlü ve 7/1584 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla yürürlüğe konulan Tüzüğe ekli cetvelde gösterilen evraktan, bu cetvelin 4 üncü bendiyle 6 ncı bendinin a ve c fıkralarında yazılı olanlar, kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla eski hükümlere göre 5 yıllık saklama süresine tabi olup anılan süreyi doldurmuş bulunanlar, kesin hesap kanununun çıkmış olması koşulu aranmaksızın yokedilir.

Yürürlük

Madde 5 21 Şubat 1967 tarihli ve 832 sayılı Sayıştay Kanununun 102 nci maddesine dayanılarak hazırlanan ve Danıştayca incelenmiş olan bu Tüzük hükümleri Resmi Gazete ile yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 6 Bu Tüzük hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür.

Saklama Sürelerini Gösterir Cetvel

1 – Sözleşmeler ve onlarla ilgili defterler

Evrakın cinsi Saklama süreleri

a) Devletçe yapılan ikraz ve istikrazlara ait sözleşmeler.

b) İstikraz niteliğindeki avanslara ait sözleşmeler sözleşmelerinde yazılı sürelerin bitiminden itibaren beş yıl.

c) İkraz ve istikrazlara ait bordro, kayıt örnekleri ve defterler.

d) Tescile tabi sözleşmeler

e) Sözleşme tescil defteri İlgili bütçe yılının bitiminden sonra yirmibeş yıl.

Saklama süreleri

2 – Zat maaşlarına ait belge ve defterler

a) Zat maaşları tahsis evrakı.

b) Zat maaşları tescil defteri. Süresiz.

Evrakın cinsi

3- Bütçe içi ve dışı işlemlere ait evrak:[1]

a) Nakit ve mahsup verile emirleriyle ekleri.

b) Gelir tahakkuk ve tahsil evrakı, gider tahakkuk ve ödeme belgeleri.

c) Yevmiye defterleri, aylık mizanla ilgili cetveller.

d) Adi ve bütçe emanetlerine ait tahsilat ve reddiyat evrakı, her türlü avans evrakı ile sair bütçe dışı işlemlere ait belgeler.

4 - İdare hesabı ile ilgili evrak

a) İdare hesabını teşkil eden cetveller.

b) Denetçi raporları.

c) Üye düşünceleri.

d) Savcı düşünceleri.

e) Daire kararları.

f) Ödeme emri ve vize bordoları, red takrirleri, fişler ve idare hesapları dosyalarındaki bütünbelgeler.

5 - İlam ve tutanaklar

a) Daire ve Temyiz Kurulu ilamları.

b) Daire tutanakları.

c) Daireler kurulu tutanakları.

d) Temyiz Kurulu tutanakları.

e) Genel Kurul tutanakları.

6 - Kesin hesaba ilişkin belgeler ile Elektronik Bilgi İşlem Merkezi kayıt ve belgeleri

a) Kesin hesaplar

b) Gelir ve gider belgelerine ve bütçe ile verilen ödeneklere ilişkin Eloktronik Bilgi İşlem Merkezi bant ve diskleri

Saklama süreleri

Hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak, on yıl

Ancak;

I - Sayıştay'da yargılaması devam edenlerle ilgili evrak, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, ilam kesinleşmedikçe,

II - 832 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca ilgili mercilere gönderilen ya da yargılama, tahkik, teftiş vb. nedenlerle yargı organları ya da diğer mercilerce istenilen evrak, iadelerinde, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, Sayıştay'ca gereği yapılmadıkça yokedilemez.

I- Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla, hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl.

II- 832 sayılı Kanunun 66 ncı maddesi gereğince hükmen onanmış sayılan hesaba ait evrak, o yıla ait kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla, hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak on yol.

Bu belgeler yokedilemez. Ancak, ilişkin bulundukları bütçe yılının bitiminden başlayarak 30 yılı dolduranlar, Devlet Arşivine devredilebilir.

a) Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla ilgili bulundukları bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl.

b) İlgili bulundukları bütçe yılı uygunluk bildiriminin verildiği tarihe kadar.

Evrakın cinsi

c) (b) fıkrasında belirtilen ödenek kayıtlarının yıl sonu bakiyelerine ilişkin bant ve diskler

d) Bütçe ödeneklerine ilişkin kesin vize döküm listeleri ve aktarma belgeleri.

7 - Vize ve inceleme işlerine ait sair evrak ve defterler

a) Harcamadan önce vize ile ilgili bordro, defter ve kartlar.

b) Kadro cetvel ve defterleri.

c) İnceleme ve denetleme işlerine ait sair belgeler.

8 - Döner sermaye ve fon hesaplarına ait evrak ve defterler

İncelenmek ve yargılanmak üzere Sayıştay’a teslim edilen her türlü evrak ve defterler.

9 - Mal ve mahalli idareler hesaplarıyla ilgili belge ve defterler

Mal ve mahalli idareler hesaplarıyla ilgili olarak Sayıştaya verilen her türlü belge ve defterler.

Saklama süreleri

c) Kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla ilgili bulundukları bütçe yılının bitiminden başlayarak on yol.

d) Muhasebe müdürlükleri ile uygunluk sağlanıncaya kadar.

Hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak on yıl. Gizli kadrolar on yıl sonunda ilgili kuruma gönderilir.

Hesap yılının bitiminden başlayarak on yıl.

Ancak;

I - Sayıştay'da yargılaması devam edenlerle ilgili evrak, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, ilam kesinleşmedikçe.

II - 832 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca ilgili mercilere gönderilen ya da yargılama, tahkik, teftiş vb. nedenlerle yargı organları ya da diğer mercilerce istenilen evrak, iadelerinde, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, Sayıştay'ca gereği yapılmadıkça yokedilemez.

Döner sermayeli hesaplara ilişkin olup ticari usule göre tutulan defterler, hesabın yargılanmasından, bu bent kapsamına giren diğer belgeler ise Sayıştay'ca yokedilmeleri gereken tarihten sonra yerlerine gönderilebilirler.

İlgili bulundukları bütçe yılı ya da hesap devresinin bitiminden başlayarak on yıl. Bu belge ve defterlerden ilişiği bulunmayanların, ilgili idarenin istemi halinde, on yıllık süre beklenmeden yerine gönderilmesine Sayıştay Genel Kurulunca karar verilebilir.

16/11/1970 TARİH VE 7/1564 SAYILI BAKANLAR KURULU KARARI İLE

YÜRÜRLÜĞE KONULAN TÜZÜĞE EK VE DEĞİŞİKLİK GETİREN

TÜZÜKLERİN YÜRÜRLÜĞE GİRİŞ TARİHLERİNİ

GÖSTEREN ÇİZELGE

Ek ve Değişiklik Getiren Tüzüğü

Yürürlüğe Koyan Kararnamenin

[1] 3,4,5,6,7,8,9 Numaralı bentler 21.2.1983 tarih ve 83/6094 sayılı Kararname ile değiştirilmiştir.